Новости и аналитика Аналитические статьи Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожаем документы бухгалтерского учетаПроцедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
 

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как "не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 "Учет и отчетность" Перечня.
 

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

ВАЖНО

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).


По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.
 

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

1

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

2

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

3

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

4

Передача документов на утилизацию по накладной.

5Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).
 

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия"

https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-hybrid-2000-u-23 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/invertory-energiya-ibp-garant-2000-236 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-20000-57 https://svoymarket.com/chita/stroymaterialy/but-kamen-optom-ot-proizvoditelya-211 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-gibridnyy-stabilizator-energiya-hybrid-100000-3-100 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-1500-n-43 https://svoymarket.com/moskva/sad-i-ogorod/moyka-vysokogo-davleniya-huter-m165-pw-80 https://svoymarket.com/moskva/oborudovanie/pantonnyy-cvetovoy-veer-cmyk-to-pc-pantone-color-bridge-156 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-ultra-7500-61 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-10000-n-54 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-vibroprisoska-dlya-ukladki-plitki-146 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-8000-50 https://svoymarket.com/moskva/oborudovanie/ruchnaya-shkurosemnaya-mashinka-freund-hsk8-p3-219 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-promyshlennyy-pylesos-130 https://svoymarket.com/saratov/otoplenie-i-ventilyaciya/nagrevatelnaya-sekciya-dlya-teplogo-pola-caleo-183 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-elektricheskaya-lebedka-131 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-hybrid-1000-u-21 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-hybrid-1500-u-22 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/invertory-rucelf-upi-600-12-el-205 https://svoymarket.com/sankt-peterburg/muzyka/sborniki-not-populyarnoy-muzyki-s-fonogrammami-dlya-igry-na-muzykalnyh-instrumentah-116 https://svoymarket.com/volgograd/fotovspyshki/arenda-prokat-vspyshka-yongnuo-speedlite-yn-565ex-iii-for-canon-144 https://svoymarket.com/korolev/remont-i-stroitelstvo/stroitelstvo-domov-pod-klyuch-230 https://svoymarket.com/chita/stroymaterialy/pesok-stroitelnyy-optom-ot-15-t-209 https://svoymarket.com/moskva/delovie-uslugi/redaktor-kopirayter-korrektirovshchik-tekstov-253 https://svoymarket.com/ekaterinburg/drugoe/skupka-i-besplatnyy-vyvoz-holodilnikov-264 https://svoymarket.com/moskva/prodazha-kvartiri/kvartira-3-komnaty-85-m2-agent-254 https://svoymarket.com/rostov-na-donu/remont-i-stroitelstvo/otdelka-zabora-shtukaturkoy-mramornaya-kroshka-107 https://svoymarket.com/rostov-na-donu/remont-i-stroitelstvo/uteplenie-fasada-doma-penoplastom-105 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-8000-n-51 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-lyuks-1000-71 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-akkumulyatornaya-uglovaya-shlifmashina-bosch-145 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/invertory-energiya-ibp-garant-750-233 https://svoymarket.com/moskva/elektroinstrumenty/svarochnye-apparaty-resanta-sai-220-77 https://svoymarket.com/egorevsk/perevozki/vyvoz-vynos-hlama-iz-kvartir-v-egorevske-167 https://svoymarket.com/volgograd/elektroinstrumenty/arenda-prokat-betonoloma-bosch-147 https://svoymarket.com/angarsk/gotoviy-biznes/bitum-neftyanoy-dorozhnyy-bnd-100-130-prisadka-pbv-90-157 https://svoymarket.com/korolev/remont-i-stroitelstvo/monolitnyy-polistirolbeton-teplyy-beton-229 https://svoymarket.com/volgograd/ruchnye-instrumenty/arenda-prokat-profilegib-trubogib-ruchnoy-148 https://svoymarket.com/rostov-na-donu/delovie-uslugi/reklamnoe-agentstvo-v-rostove-na-donu-i-rostovskoy-oblasti-naruzhnaya-reklama-i-shchity-ot-sobstvennika-238 https://svoymarket.com/moskva/oborudovanie/stanki-pressa-gilotiny-listogiby-trubogiby-valcy-moloty-109 https://svoymarket.com/moskva/stroymaterialy/kristallizol-himfrez-aktiv-257 https://svoymarket.com/angarsk/gotoviy-biznes/benzin-regulyar-ai-92-premium-ai-95-ekto-ai-100-152 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-stabilizator-resanta-asn-20000-3-em-88 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-5000-48 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-asn-10000-53 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/resanta-asn-10000-1-c-9 https://svoymarket.com/chita/stroymaterialy/pesok-stroitelnyy-optom-ot-15-t-209 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-classic-9000-62 https://svoymarket.com/moskva/elektrika/trehfaznyy-gibridnyy-stabilizator-energiya-hybrid-15000-3-95 https://svoymarket.com/moskva/drugoe/energiya-hybrid-5000-u-25
Бизнес площадка и доска объявлений нового поколения!Откройте свой онлайн-магазинСвой личный блогПокупайте и продавайте товары безопасно!
https://films.stroy-tek.su
https://www.stroy-tek.su
https://utorrentfilmi.stroy-tek.su
https://steambuy.stroy-tek.su
https://tsargrad.stroy-tek.su
https://60-minut.stroy-tek.su
https://100ballnik.stroy-tek.su
https://rufilmtv.stroy-tek.su
https://sorokanews.stroy-tek.su
https://championat.stroy-tek.su
https://qostanay.stroy-tek.su
https://stoigr.stroy-tek.su
https://5finansymm.stroy-tek.su
https://arhtehnoplus.stroy-tek.su
https://koranchitat.stroy-tek.su
https://blogfreo.stroy-tek.su
https://more-novinok.stroy-tek.su
https://certificatione.stroy-tek.su
https://bellady.stroy-tek.su
https://sexgorod.stroy-tek.su
https://kokose.stroy-tek.su
https://protinok.stroy-tek.su
https://sexdoma.stroy-tek.su
https://sexreal.stroy-tek.su
https://pornrusskoe.stroy-tek.su
https://abc001.stroy-tek.su
https://fapguru.stroy-tek.su
https://pornoall.stroy-tek.su
https://0porno.stroy-tek.su
https://prosto.stroy-tek.su
https://pornolabe.stroy-tek.su
https://etotope.stroy-tek.su
https://pornohui.stroy-tek.su
https://sexsosedki.stroy-tek.su